28 avril 2017
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Agent(e) administratif(ve) volant(e)



Annonce no 00005818 publiée le 2017-04-19


L'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) est un ordre professionnel regroupant plus de 74 000 membres et environ 15 000 étudiants immatriculés. Sa principale fonction est d'assurer la protection du public par la surveillance de l'exercice de la profession infirmière. L'OIIQ a également pour mandats de promouvoir une pratique infirmière de qualité et de contribuer au maintien des compétences des infirmières.


Sommaire de l’emploi

À la direction, Registrariat et examens, la personne titulaire du poste soutient administrativement les activités de la direction par l'utilisation de techniques administratives et de bureau en adaptant au besoin les façons de faire établies pour qu’elles répondent le mieux possible à l’évolution des objectifs communiqués. Selon la période de l’année, elle sera attitrée au secteur examens par la suite, elle travaillera en collaboration avec une équipe du secteur registrariat.

Responsabilités

Secteur examens


  • Accueillir les partenaires externes qui participent aux rencontres concernant les examens;
  • Recevoir des appels téléphoniques et répondre à certaines demandes concernant l’examen professionnel;
  • Assurer la gestion des fournitures de bureau et du matériel d’examen;
  • Assurer la cueillette et la remise du courrier pour la direction;
  • Soutenir administrativement (fusions, photocopies, etc.) les membres de la direction;
  • Participer au classement des documents en fonction du système de gestion documentaire de la direction, incluant la documentation numérique;
  • Participer à la reprographie des documents d'examen et assurer le contrôle de la qualité;
  • Préparer le matériel requis (crayons, calculatrice, etc.) pour la tenue et la correction des examens;
  • Préparer le matériel pour le transport des cahiers d’examen;
  • Assurer la manutention et le classement des cahiers d'examens pour leur entreposage, selon les processus établis.

Secteur registrariat


  • Accueillir les clients selon différentes sources et assurer le traitement des demandes en lien avec les autres membres de l’équipe;
  • Créer le dossier de la clientèle (papier et informatique), en assurer le classement et le suivi selon la conformité des documents, le complément des dossiers, les relances (téléphoniques ou par écrit), la saisie de données et leur mise à jour et s'assurer de l'exactitude des renseignements;
  • Réaliser l’ensemble des activités relatives au traitement et au suivi des registres;
  • Appliquer les différents processus en tenant compte du cadre légal et réglementaire régissant la profession infirmière;
  • Collaborer à la présentation des dossiers à présenter aux comités administratifs et aux suivis;
  • Collaborer au bon déroulement de la période d'inscription au Tableau;
  • Produire différents rapports aux fins de relance ou autres;
  • Participer à la surveillance des sessions d’examen;
  • Collaborer au processus de gestion documentaire et à la numérisation des dossiers.

Général


  • Effectuer toute autre tâche connexe à la demande des membres de la direction.


Exigences minimales


  • DEC en bureautique, techniques administratives ou domaine connexe. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux (2) années d’expérience pertinentes à l’emploi;
  • Expérience pertinente d’au moins trois (3) ans. L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé;
  • Bilinguisme essentiel (français et anglais);
  • Excellence de l’orthographe, de la grammaire et des habiletés rédactionnelles;
  • Bonne connaissance des outils informatiques et des logiciels Excel, Outlook, PowerPoint et Word principalement.

Compétences et caractéristiques recherchées


  • Polyvalence;
  • Orientation vers la clientèle;
  • Travail d'équipe;
  • Autonomie;
  • Rigueur;
  • Souci de la qualité;
  • Communication interpersonnelle;
  • Gestion du stress;
  • Force physique.


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Pour soumettre votre candidature

 

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur candidature au plus tard le 2 mai 2017 à la Direction, Ressources humaines par courriel à carrieres@oiiq.org

Seulement les personnes retenues à la suite de l'analyse des dossiers seront contactées.

 

 

 



http://www.oiiq.org

L'utilisation du masculin dans le texte, conforme à l'usage, ne vise qu'à son allègement stylistique.