22 juin 2017
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Secrétaire



Annonce no 00005960 publiée le 2017-06-14


L'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) est un ordre professionnel regroupant plus de 74 000 membres et environ 15 000 étudiants immatriculés. Sa principale fonction est d'assurer la protection du public par la surveillance de l'exercice de la profession infirmière. L'OIIQ a également pour mandats de promouvoir une pratique infirmière de qualité et de contribuer au maintien des compétences des infirmières.


Sommaire de l’emploi

Sous la supervision du directeur adjoint, vous aurez à assister et soutenir le personnel professionnel dans leurs fonctions administratives et professionnelles. Vous serez responsable de réaliser l’ensemble des activités de secrétariat, notamment en regard des communications, de la production et la gestion de documents, de la logistique de rencontres et d’événements. Vous devez adapter, au besoin, les façons de faire établies afin qu’elles répondent le mieux possible à l’atteinte des objectifs, tout en validant l’efficacité de leur application.

Responsabilités


  • Procéder aux activités de secrétariat reliées à toutes les activités de la DSIP, soit d’inspection professionnelle et d’enquête qualité;
  • Rédiger, réviser et préparer les documents relatifs aux activités de la DSIP et assurer le suivi des échéanciers;
  • Effectuer l’ouverture, le suivi et la fermeture des dossiers selon les procédures en vigueur à la DSIP et en fonction des directives des conseillers;
  • Procéder à l'envoi des documents à présenter au Comité d’inspection professionnelle ainsi qu’aux divers autres comités de l’Ordre;
  • Saisir, compiler et mettre à jour des données variées, produire des données statistiques descriptives (tableaux, graphiques) en utilisant les logiciels appropriés;
  • Transmettre et recevoir, au nom des conseillers, le travail des partenaires externes et internes et répondre aux besoins liés aux activités de la DSIP;
  • Maintenir la classification des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire de la direction, incluant la documentation électronique;
  • Gérer un calendrier évolutif des activités des conseillers, assurer la coordination de leurs livrables et les aviser de tout changement;
  • Dépouiller, distribuer le courrier (incluant le courrier électronique) et en assurer le suivi selon les directives des conseillers;
  • Prendre les messages téléphoniques ou autres, communiquer les informations relevant de sa compétence et acheminer les appels ou les messages;
  • Organiser et assurer le suivi des réunions (réservation de la salle, convocation, envoi de documents, accueil des visiteurs, services d’hôtesse, etc.);
  • Sur demande, assister aux réunions et dresser les procès-verbaux, comptes rendus ou rapports;
  • Préparer les demandes d’avances, de chèques et d’engagements de dépenses et faire le suivi des demandes de jetons de présence et de remboursements des dépenses;
  • Organiser les déplacements extérieurs en faisant les réservations, au besoin, et préparer le matériel nécessaire et les formulaires requis;
  • Participer à l’élaboration et tenir à jour les procédures en lien avec les activités de la direction.


Exigences minimales


  • Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou technique de bureau. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux (2) années d’expérience pertinente à l’emploi;
  • Expérience pertinente d’au moins trois (3) ans en secrétariat. L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé;
  • Bilinguisme essentiel à l’oral et à l’écrit (français et anglais);
  • Excellence de l’orthographe, de la grammaire et des habiletés rédactionnelles;
  • Maîtrise de la suite MS Office : Excel, Outlook, PowerPoint et Word principalement.

Compétences et caractéristiques recherchées


  • Savoir planifier, organiser et gérer son temps;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément de façon autonome;
  • Avoir le sens des priorités;
  • Savoir travailler en équipe;
  • Faire preuve de rigueur, être structuré et méthodique.


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Pour soumettre votre candidature

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur candidature avant le 28 juin 2017 à la Direction, Ressources humaines par courriel à carrieres@oiiq.org

L'utilisation du masculin dans le texte, conforme à l'usage, ne vise qu'à son allègement stylistique. Nous souscrivons à un programme d'accès à l'égalité et nous encourageons les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.